Cara print agar margin tidak berubah ms word 2019

Mengendalikan Tampilan Dokumen: Panduan Lengkap Agar Margin Tidak Berubah Saat Print di Microsoft Word 2019

Microsoft Word adalah alat pengolah kata yang paling banyak digunakan di dunia. Kemampuannya untuk memformat teks, tabel, gambar, dan elemen lainnya membuat dokumen terlihat profesional dan mudah dibaca. Namun, salah satu kendala yang sering dihadapi pengguna, terutama saat akan mencetak dokumen, adalah perubahan tampilan margin. Margin yang berubah saat dicetak dapat mengubah tata letak secara drastis, mengganggu keterbacaan, dan bahkan membuat sebagian konten terpotong.

Artikel ini akan menjadi panduan komprehensif untuk memahami mengapa margin bisa berubah saat mencetak di Microsoft Word 2019 dan yang terpenting, bagaimana cara mencegahnya agar tampilan dokumen Anda tetap konsisten dari layar ke kertas. Kita akan membahas berbagai faktor yang memengaruhi margin, mulai dari pengaturan di Word itu sendiri, hingga konfigurasi printer dan jenis kertas.

Memahami Konsep Margin dalam Dokumen Digital

Sebelum kita masuk ke solusi, penting untuk memahami apa itu margin. Margin adalah area kosong di sekitar tepi halaman dokumen. Mereka berfungsi untuk memberikan ruang napas visual, mencegah teks atau gambar menempel pada tepi kertas, dan memberikan tempat bagi penjilidan atau penandaan. Di Microsoft Word, margin dapat diatur secara individual untuk setiap sisi: atas, bawah, kiri, dan kanan.

Pengaturan margin ini terikat erat dengan ukuran kertas yang Anda pilih. Misalnya, jika Anda mengatur dokumen untuk kertas A4, Word akan menyesuaikan pengaturan margin berdasarkan dimensi kertas tersebut. Namun, masalah sering muncul ketika ada ketidaksesuaian antara pengaturan dokumen, pengaturan printer, dan perangkat keras printer itu sendiri.

Mengapa Margin Bisa Berubah Saat Mencetak?

Ada beberapa alasan utama mengapa margin dokumen Anda mungkin terlihat berbeda saat dicetak dibandingkan saat dilihat di layar:

1. Pengaturan Margin Dokumen yang Tidak Sesuai dengan Batas Cetak Printer (Printable Area): Setiap printer memiliki area yang tidak bisa dicetak, yang dikenal sebagai "non-printable area" atau "margin printer". Area ini biasanya terletak di tepi kertas, di mana printer tidak dapat menjangkau untuk menempatkan tinta. Jika margin yang Anda atur di Word terlalu sempit dan tumpang tindih dengan area non-cetak printer, maka printer akan secara otomatis menyesuaikan margin cetaknya, yang bisa terlihat seperti margin dokumen Anda berubah.

2. Perbedaan Pengaturan Skala (Scaling): Saat mencetak, Anda mungkin secara tidak sengaja mengaktifkan opsi penskalaan. Opsi seperti "Fit to page" (Sesuaikan ke halaman) atau "Shrink oversized pages" (Kecilkan halaman berukuran besar) dapat mengubah ukuran keseluruhan konten dokumen, termasuk margin, agar sesuai dengan ukuran kertas yang dipilih di pengaturan printer.

3. Pengaturan Kertas di Word vs. Printer: Perbedaan dalam pengaturan ukuran kertas antara dokumen Word Anda dan pengaturan printer yang dipilih bisa menjadi penyebab utama. Misalnya, jika dokumen Anda diatur untuk kertas Legal (8.5 x 14 inci) tetapi printer diatur untuk mencetak di kertas Letter (8.5 x 11 inci), atau sebaliknya, ini akan menyebabkan pergeseran tata letak, termasuk margin.

4. Jenis Kertas dan Pengaturan Driver Printer: Beberapa jenis kertas (misalnya, kertas yang tebal atau bertekstur) mungkin memerlukan pengaturan driver printer yang spesifik. Driver printer yang tidak dikonfigurasi dengan benar untuk jenis kertas yang digunakan dapat memengaruhi bagaimana printer memposisikan cetakan, sehingga memengaruhi margin.

5. Mode Tampilan di Word: Meskipun jarang menjadi penyebab utama, terkadang mode tampilan yang berbeda di Word (misalnya, Draft View vs. Print Layout View) bisa memberikan sedikit perbedaan dalam visualisasi margin. Namun, ini lebih kepada representasi di layar, bukan perubahan pada data dokumen itu sendiri.

6. Masalah Driver Printer: Driver printer yang usang, rusak, atau tidak kompatibel dapat menyebabkan berbagai masalah pencetakan, termasuk ketidakakuratan margin.

Langkah-Langkah Efektif Agar Margin Tidak Berubah Saat Print

Sekarang, mari kita bahas cara-cara praktis untuk memastikan margin dokumen Anda tetap konsisten saat dicetak.

1. Atur Margin Dokumen dengan Benar di Microsoft Word 2019

Ini adalah langkah pertama dan terpenting.

• Buka Dokumen Anda: Buka file Microsoft Word 2019 yang ingin Anda cetak.
• Akses Pengaturan Margin:
  • Pergi ke tab Layout di ribbon.
  • Di grup Page Setup, klik Margins.
• Pilih Preset atau Kustom:
  • Anda bisa memilih dari preset margin yang tersedia (Normal, Narrow, Moderate, Wide).
  • Untuk kontrol yang lebih presisi, pilih Custom Margins….
• Atur Nilai Margin: Di jendela Page Setup yang muncul, pastikan Anda mengatur nilai untuk Top, Bottom, Left, dan Right.
• Perhatikan Batas Cetak Printer: Saat mengatur margin kustom, penting untuk mempertimbangkan "non-printable area" printer Anda. Meskipun Word tidak secara langsung menampilkan batas ini, umumya printer memiliki batas sekitar 0.25 inci (sekitar 0.6 cm) di setiap sisi. Jadi, hindari mengatur margin terlalu dekat dengan 0. Hal yang paling aman adalah menyisakan margin yang sedikit lebih besar dari yang Anda inginkan, misalnya 1 inci (2.54 cm) di setiap sisi, dan lihat hasilnya. Jika Anda membutuhkan margin yang sangat sempit, Anda mungkin perlu melakukan beberapa percobaan.
• Terapkan ke Seluruh Dokumen: Pastikan pengaturan "Apply to" di bagian bawah jendela Page Setup diatur ke "Whole document" kecuali Anda memiliki alasan khusus untuk menerapkan margin yang berbeda pada bagian tertentu.
• Klik OK: Setelah selesai, klik OK.

2. Periksa Pengaturan Ukuran Kertas

Konsistensi ukuran kertas adalah kunci.

• Di Word:
  • Pergi ke tab Layout.
  • Di grup Page Setup, klik Size.
  • Pastikan ukuran kertas yang dipilih di sini sesuai dengan ukuran kertas yang akan Anda gunakan untuk mencetak (misalnya, A4, Letter, Legal).
• Di Pengaturan Printer:
  • Saat Anda siap mencetak, tekan Ctrl + P atau pergi ke File > Print.
  • Di panel pencetakan, cari bagian Printer Properties (nama ini bisa bervariasi tergantung printer Anda, mungkin juga Preferences, Settings, atau Advanced).
  • Klik Printer Properties.
  • Di jendela properti printer, cari pengaturan Paper Size atau Ukuran Kertas. Pastikan ini sama persis dengan yang Anda atur di dokumen Word.
  • Klik OK pada jendela properti printer.

3. Hindari Pengaturan Penskalaan yang Tidak Diinginkan

Pastikan dokumen Anda dicetak pada ukuran aslinya.

• Saat Mencetak (Ctrl + P):
  • Di panel pencetakan, di bawah bagian Settings, Anda akan melihat opsi seperti:
    • "1 page per sheet" (1 halaman per lembar)
    • "Scale to fit paper" (Skala agar pas dengan kertas)
    • "Actual size" (Ukuran sebenarnya)
    • "Custom scale" (Skala kustom)
  • Pilih "Actual size" atau pastikan "Custom scale" diatur ke 100%.
  • Hindari opsi seperti "Scale to fit paper" atau "Shrink oversized pages" jika Anda ingin margin tetap persis seperti yang Anda atur di Word, kecuali jika Anda sengaja ingin konten diperkecil untuk menyesuaikan ukuran kertas.

4. Konfigurasi Tepat untuk Tipe Kertas di Driver Printer

Pengaturan ini penting untuk media yang berbeda.

• Di Pengaturan Printer (Printer Properties):
  • Setelah mengklik Printer Properties (seperti pada langkah 2), cari pengaturan yang berkaitan dengan Media Type, Paper Type, atau Jenis Kertas.
  • Pilih jenis kertas yang paling sesuai dengan kertas yang Anda gunakan (misalnya, Plain Paper, Photo Paper, Cardstock, Envelope).
  • Beberapa jenis kertas, terutama yang lebih tebal atau mengkilap, mungkin memiliki "non-printable area" yang sedikit berbeda atau memerlukan pengaturan kualitas cetak yang spesifik. Memilih tipe yang benar akan membantu driver printer menyesuaikan posisinya.

5. Atur Margin Dokumen untuk Mencerminkan "Non-Printable Area" (Pendekatan Lanjutan)

Jika Anda sangat membutuhkan margin yang presisi dan margin default tidak cukup, Anda bisa mencoba mengatur margin yang lebih besar di Word untuk mengkompensasi batas cetak printer.

• Identifikasi "Non-Printable Area" Printer Anda: Ini bisa menjadi bagian yang paling sulit karena tidak semua printer menampilkan informasi ini dengan jelas di drivernya. Anda mungkin perlu:
  • Mencari spesifikasi printer Anda di situs web produsennya.
  • Melakukan beberapa percobaan: Cetak dokumen dengan margin yang sangat kecil (misalnya, 0.1 inci) dan lihat di mana teks mulai terpotong. Area yang terpotong itulah batas cetaknya.
• Atur Margin Kustom di Word:
  • Misalnya, jika Anda menemukan bahwa printer Anda tidak bisa mencetak lebih dekat dari 0.25 inci di setiap sisi, maka Anda bisa mengatur margin di Word menjadi minimal 0.25 inci atau sedikit lebih besar (misalnya, 0.3 inci) untuk memastikan tidak ada yang terpotong.
  • Buka Layout > Margins > Custom Margins… dan masukkan nilai yang lebih besar di sana.

6. Gunakan Fitur "Print Preview" Secara Maksimal

Sebelum Anda menekan tombol "Print", selalu gunakan fitur pratinjau.

• Akses Print Preview: Pergi ke File > Print.
• Periksa Tampilan: Panel pratinjau di sebelah kanan akan menampilkan bagaimana dokumen Anda akan terlihat di atas kertas.
  • Perhatikan margin di setiap sisi.
  • Pastikan tidak ada teks atau elemen penting yang terpotong.
  • Periksa apakah halaman terlihat seperti yang Anda harapkan.
• Lakukan Penyesuaian: Jika Anda melihat masalah pada pratinjau, kembali ke pengaturan dokumen atau pengaturan printer dan lakukan penyesuaian yang diperlukan sebelum mencetak.

7. Perbarui Driver Printer Anda

Driver yang usang adalah biang keladi banyak masalah pencetakan.

• Cara Memperbarui:
  • Buka Device Manager di Windows (cari di bilah pencarian Windows).
  • Perluas kategori Printers atau Print queues.
  • Klik kanan pada printer Anda dan pilih Update driver.
  • Pilih opsi untuk mencari driver secara otomatis.
  • Alternatifnya, kunjungi situs web produsen printer Anda, cari model printer Anda, dan unduh driver terbaru secara manual. Instal driver yang diunduh.
• Restart Komputer: Setelah memperbarui driver, restart komputer Anda.

8. Pertimbangkan Penggunaan PDF

Jika Anda sering mengalami masalah margin yang konsisten, atau jika Anda mengirim dokumen ke orang lain untuk dicetak, mengonversi dokumen ke PDF adalah solusi yang sangat efektif.

• Cara Mengonversi ke PDF:
  • Buka dokumen Word Anda.
  • Pergi ke File > Save As atau File > Export.
  • Pilih lokasi penyimpanan.
  • Pada dropdown Save as type, pilih *PDF (.pdf)**.
  • Klik Options… untuk memastikan pengaturan PDF Anda sesuai. Umumnya, pengaturan default sudah baik.
  • Klik Save atau Export.
• Keunggulan PDF: File PDF mengunci tata letak dokumen, termasuk margin, ukuran font, dan gambar, sehingga tampilan di layar akan sama persis dengan saat dicetak, terlepas dari perangkat lunak atau printer yang digunakan (selama printer dapat mencetak ukuran kertas yang ditentukan). Saat mencetak dari PDF, pastikan Anda juga memilih "Actual Size" atau 100% skala di penampil PDF Anda (misalnya, Adobe Acrobat Reader).

9. Gunakan Mode "Print Layout View" di Word

Pastikan Anda selalu bekerja dalam mode tampilan yang paling mendekati hasil cetak.

• Cara Mengakses: Pergi ke tab View dan pilih Print Layout. Mode ini menampilkan dokumen Anda dengan margin, header, footer, dan elemen tata letak lainnya seperti yang akan terlihat saat dicetak. Mode lain seperti "Draft" atau "Web Layout" tidak menampilkan margin secara akurat.

Ringkasan dan Praktik Terbaik

Menjaga konsistensi margin saat mencetak di Microsoft Word 2019 membutuhkan perhatian pada beberapa area. Kuncinya adalah memastikan keselarasan antara:

• Pengaturan Margin Dokumen di Word
• Pengaturan Ukuran Kertas di Word
• Pengaturan Ukuran Kertas di Driver Printer
• Pengaturan Penskalaan saat Mencetak
• Tipe Kertas yang Dipilih di Driver Printer

Praktik Terbaik yang Disarankan:

1. Selalu Mulai dengan Mengatur Margin dan Ukuran Kertas yang Tepat di Word. Gunakan nilai standar yang aman (misalnya, 1 inci atau 2.54 cm) jika Anda tidak yakin.
2. Saat Mencetak, Selalu Periksa Properti Printer. Pastikan ukuran kertas dan tipe kertas diatur dengan benar.
3. Pilih "Actual Size" atau 100% Skala saat Mencetak. Hindari penskalaan otomatis kecuali memang diperlukan.
4. Manfaatkan "Print Preview" Secara Menyeluruh. Ini adalah garis pertahanan terakhir Anda sebelum mencetak.
5. Perbarui Driver Printer Anda Secara Berkala.
6. Untuk Dokumen Penting atau yang Dibagikan, Pertimbangkan Mengonversi ke PDF.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat secara signifikan mengurangi kemungkinan margin dokumen Anda berubah saat dicetak, memastikan bahwa hasil akhir selalu sesuai dengan harapan Anda, dari layar ke kertas. Menguasai pengaturan margin ini tidak hanya akan meningkatkan kualitas visual dokumen Anda tetapi juga menghemat waktu dan sumber daya dengan menghindari pencetakan ulang yang tidak perlu.

>